企業(yè)通過認證以后，企業(yè)與認證機構(gòu)就成為了利益共同體。如何保持體系的正常運行，是企業(yè)和認證機構(gòu)的共同責(zé)任。
如何才能保持體系正常運行，克服貫標和日常工作的“兩張皮”，是認證機構(gòu)和企業(yè)需要共同探討的話題，筆者在此淺談一些體會，供參考。
從企業(yè)發(fā)展的需要認識認證的重要性和必要性
貫標給企業(yè)帶來了什么？
有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)說：內(nèi)部的管理更加制度化、程序化、規(guī)范化了，促進了基礎(chǔ)管理；職責(zé)分工更加明確了，扯皮的事比過去少了，工作效率提高了；領(lǐng)導(dǎo)用于救火、協(xié)調(diào)的管理活動減少了；企業(yè)知名度提高了，企業(yè)市場信任度提高了，市場的通行證領(lǐng)到了。
但是，也有領(lǐng)導(dǎo)說：貫標沒有帶來管理水平的明顯提高，沒有產(chǎn)品質(zhì)量提高的感覺，沒有顧客滿意增加的感覺，貫標與日常管理形成了“兩張皮”，成了“額外負擔(dān)”。錯誤的理解使貫標帶來不必要的繁瑣和麻煩，甚至過分增加了管理的成本。最后導(dǎo)致用不同的借口和辦法不接受監(jiān)督審核，一些企業(yè)最后注銷了認證資格。流于形式的貫標和虛假貫標獲證，使貫標認證的聲譽和市場受到了損害。
為什么會有兩種結(jié)果，原因在于我們對標準的理解和體系運行的實施存在差異。
貫標到底是否有用？能不能通過貫標來開拓市場呢？答案是：完全可以的。
ISO9000標準是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物。1994版ISO9001標準的目的是通過在所有的階段中預(yù)防不合格的發(fā)生，實現(xiàn)使顧客滿意。
2000版ISO9001標準的目的是，穩(wěn)定地提供滿足顧客和法律法規(guī)要求的產(chǎn)品/服務(wù)，增強顧客的滿意。因此，企業(yè)要認識到，貫標對企業(yè)的生存和發(fā)展是完全必要的，而且十分重要。只有從通過實施ISO9000標準來開拓市場的高度來認識貫標認證工作，體系的有效運行才有了基礎(chǔ)。
企業(yè)要有一批、一群、一個明白人管理體系
現(xiàn)在困惑企業(yè)的是，一些企業(yè)根本不知道如何來保持體系的運行。
想當初，多數(shù)企業(yè)在貫標初期，上來就是請咨詢公司輔導(dǎo)，有些企業(yè)根本沒有實際參與，有的咨詢老師圖快，直接包辦代替，幫助寫手冊、編程序、編作業(yè)指導(dǎo)書，有的根本不懂得工藝，隨便編個文件，硬要企業(yè)的實際符合咨詢老師的文件要求。內(nèi)審員培訓(xùn)是自己突擊的簡單培訓(xùn)，直接發(fā)給內(nèi)審員證書，有些內(nèi)審員根本不會做內(nèi)審。獲證以后，咨詢老師撤退了，企業(yè)“馬放南山”，體系運行處于“休克”狀態(tài)。當認證機構(gòu)要求監(jiān)督審核時，有的企業(yè)只好再次請回咨詢老師“幫忙”，有的為了解決開支，自己弄一下，應(yīng)付認證機構(gòu)，有的害怕通不過，干脆不接受監(jiān)督，注銷證書也沒有辦法。
這些問題的關(guān)鍵是，前期的咨詢沒有教會企業(yè)人員，企業(yè)人員沒有正規(guī)參加培訓(xùn)和實際操作。一個體系要保持，一定要有明白人，最好有一批、一群明白人，至少有一個明白人，否則體系要保持正常運行只能是一句空話。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要舍得投資，培養(yǎng)自己的體系“明白人”。
把體系文件、質(zhì)量記錄和企業(yè)實際有效結(jié)合起來
現(xiàn)在許多企業(yè)的文件是咨詢老師編的，記錄表格也是咨詢老師設(shè)計的。時間長了，特別是通過認證審核，企業(yè)明顯感到文件不適用，平時要脫離實際額外去作記錄，結(jié)果是記錄僅僅是給認證機構(gòu)看的，有些企業(yè)監(jiān)督審核之前，突擊補做記錄。
貫標不能用一個模式，企業(yè)認證之前，實際上是存在體系的，只是與ISO標準的符合程度不同。貫標應(yīng)當通過引用過程、重組過程、再造過程來不斷完善體系，不能脫離實際建立另外一個體系。因此，體系文件應(yīng)當和企業(yè)的發(fā)展歷史、企業(yè)文化、管理習(xí)慣結(jié)合。在“引用、重組、再造”上下功夫。體系文件可以經(jīng)常修改，只有不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷修訂，體系文件才能完善。但是，質(zhì)量手冊如有重大變化，應(yīng)當在接受監(jiān)督審核之前，報告認證機構(gòu)，必要時進行文件審核。
記錄表格可以盡量和原來已經(jīng)使用的表格結(jié)合起來，也可以增加內(nèi)容或者修改表格。如果原來日常工作中直接使用的表格，只要符合標準的要求，就可以接受，不要另外增加記錄表式。原來沒有的，必須增加的記錄，一定要養(yǎng)成日常工作時完成的習(xí)慣，并保留記錄，
依*用人機制、考核機制、獎懲機制確保體系的落實
體系的運行需要機制保障。這個機制就是用人機制、考核機制和獎懲機制。
用人機制就是聘用一批懂得體系，支持體系，運行體系的人來管理體系。有的企業(yè)提出，落實體系，需要轉(zhuǎn)變觀念，如何不換腦袋，那么就要換人，讓其他人到這個崗位上。
考核機制就是要用一套考核辦法，可以把體系的各項要求和崗位職責(zé)掛鉤，日常工作考核、獎金考核，都要有體系上的內(nèi)容和要求，有的單位直接和工資、獎金收入考核掛鉤。比如，滿意程度的調(diào)查，每次發(fā)貨就要跟蹤，如何沒有收回調(diào)查結(jié)果，本次工作就考核為不合格。
獎懲機制就是體系各項工作落實的好壞，根據(jù)考核的結(jié)果，應(yīng)當有獎懲機制。沒有落實體系要求，出現(xiàn)明顯的不合格，就要和收入掛鉤，和處罰掛鉤。如果體系各項工作落實比較好，實施到位，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當給予獎勵，形成獎罰分明，確保體系有效運行的氛圍。
重視并歡迎認證機構(gòu)的監(jiān)督審核，利用外力推動體系的運行
認證機構(gòu)的監(jiān)督審核，是雙方合同規(guī)定的，是認證機構(gòu)的責(zé)任和義務(wù)。
監(jiān)督審核好比人們經(jīng)常到醫(yī)院去做“體檢”�？纯瓷眢w是否健康，是否需要采取預(yù)防措施。
認證機構(gòu)的監(jiān)審，也是對體系的一次“體檢”，看看體系運行和保持中有哪些問題，哪些需要采取糾正和預(yù)防措施。
但是，體檢是需要配合的。你要愿意接受體檢。監(jiān)督審核中發(fā)現(xiàn)不合格，好比人的身體有問題，醫(yī)生開的藥方。審核員在與企業(yè)體檢后，發(fā)現(xiàn)存在問題，必然會開出不合格報告，要求企業(yè)“吃藥”--- 采取糾正和預(yù)防措施。如果發(fā)現(xiàn)一些隱患，比如血脂和血糖有點高，醫(yī)生會提醒你注意飲食，審核員會以觀察項的形式告訴企業(yè)，防止形成不合格。
審核員一般具有豐富的經(jīng)驗，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)和考核，而且可以做到公正、公平，沒有和企業(yè)有影響公正性判斷的行為。因此，審核中可以及時、準確、有效地發(fā)現(xiàn)不足，有利于企業(yè)的整改。企業(yè)完全可以利用通過認證機構(gòu)的監(jiān)督審核，利用外力來推動企業(yè)的體系運行。
當然，審核員應(yīng)當提高自身素質(zhì)，學(xué)會“診斷”的準確性。審核的“過程增值”體現(xiàn)在審核評價的準確、符合企業(yè)實際，有利于企業(yè)改進管理，提高滿足顧客的要求。
以上是對克服“兩張皮”的一些探討，只要我們共同努力，體系的建立和實施，是可以給企業(yè)帶來實際效果的。